Actualisation de la procédure des lanceurs d’alerte à compter du 5 octobre 2022

La loi 2022-401 du 21 mars 2022 relative à la protection des lanceurs d’alerte a modifié la loi SAPIN 2.

Le décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022, applicable à partir du 5 octobre 2022, abroge le décret n°2017-564 du 19 avril 2017 en modifiant le contenu des procédures internes de recueil et de traitement des alertes professionnelles.

Dans quelle entreprise ? (Article 2)

Toute entreprise de 50 salariés et plus (seuil apprécié à la clôture de deux exercices consécutifs).

Quelle obligation respecter pour mettre en place la procédure ? (Article 3)

Une consultation du CSE (article 3).

Que peut contenir la procédure ? (Articles 4 à 8)

L’entreprise garde une grande liberté sur la forme de la procédure (article 4)

La procédure instaure un canal de réception des signalements qui permet à toute personne autorisée, au sens de la loi, d'adresser un signalement par écrit ou par oral, au choix.

Si la procédure prévoit la possibilité d'adresser un signalement par oral, elle précise que ce signalement peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.

Le canal de réception des signalements permet de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits concernés par la loi et qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entité concernée.

La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception.

Elle peut prévoir, hormis le cas où le signalement est anonyme, que l'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes autorisées.

Des garanties complémentaires permettant de vérifier et garantir la conformité du signalement sont prévues par cet article.

Un service ou une personne doit être désigné précisément (article 5)

La procédure indique la ou les personnes ou le ou les services désignés par l'entité pour recueillir et traiter les signalements. Le canal de réception des signalements et le traitement peuvent être gérés par des personnes ou services différents.

Les personnes ou services désignés disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions. La procédure prévoit les garanties permettant l'exercice impartial de ces missions.

La procédure doit garantir l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies (article 6)

La procédure garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.

Elle interdit l'accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître.

La procédure prévoit la transmission sans délai aux personnes ou services compétents des signalements reçus par d'autres personnes ou services.

Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement et dans le respect de la loi.

Tout signalement effectué oralement est consigné, selon ce que prévoit la procédure, de la manière suivante :

- Lorsqu'il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ;

- Lorsqu'il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, en établissant un procès-verbal précis de la conversation ;

- Lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.

L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.

Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.

La gestion peut être déléguée et externalisée (article 7)

Il est possible de prévoir dans sa procédure que le canal de réception des signalements est géré pour son compte en externe par un tiers, qui peut être une personne physique ou une entité de droit privé ou publique dotée ou non de la personnalité morale.

Les entreprises employant moins de deux cent cinquante salariés peuvent mutualiser cette procédure.

L’information des salariés sur l’existence de la procédure (article 8)

La procédure est diffusée par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur son site internet ou par voie électronique, dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente aux salariés.

L'entité peut diffuser aux mêmes personnes la procédure de toute entité appartenant au même périmètre de consolidation, au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce, en précisant sous quelles conditions et selon quelles modalités celles-ci peuvent lui adresser leur signalement.

L'entité met également à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe.

(Publiée le 7 octobre 2022 par François-Xavier Penin / Avocat en droit social / Téléphone : +33 (0)1 84 25 01 02 / Email : fxp@fxp-avocats.com )



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